田舎の役所なんてこんなもんでしょ。
俺もむかし国家資格の手続きに戸籍抄本が必要で田舎の役所に電話して取り寄せようとしたら
「その名前の戸籍はこちらに存在しません」とか言い放たれたことあるよ。

ちゃんと調べろって言ったらそのあと誤り認めて抄本送ってくれたけど。